Manual Prevención Blanqueo de Capitales
MANUAL OPERATIVO SOBRE PREVENCIÓN DEL "BLANQUEO DE CAPITALES"
U.M. 20 de octubre de 2006
CAPITULO I: NORMATIVA
1.-INTRODUCCIÓN
Definiremos como blanqueo de capitales, tanto la adquisición, utilización, conversión o transmisión de bienes procedentes de determinadas actividades delictivas, como la participación en las actividades anteriores para ocultar o encubrir su origen o ayudar a las personas que hayan participado en las mismas a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos. También incluye, la ocultación o encubrimiento de la verdadera naturaleza, origen, localización, disposición y movimientos de los bienes mencionados, así como la propiedad o derechos sobre esos bienes.
El blanqueo de capitales y, en particular, los continuos esfuerzos de los países desarrollados y en vías de desarrollo para combatirlo han sido motivo de grandes titulares en todo el mundo durante los últimos años.
El sistema utilizado para proceder al blanqueo de capitales consiste, principalmente, en transferir fondos a través de cuentas en distintas entidades financieras, algunas veces a través de fronteras geográficas, para producir al final lo que parece ser dinero legítimo. Por supuesto, el punto de partida de dichos fondos suelen ser los beneficios líquidos del tráfico ilícito de drogas, armas u otros graves delitos.
En cuanto a las etapas del Blanqueo de capitales, podemos dividir el procedimiento de blanqueo en tres fases: colocación, transformación e integración.
? Colocación de ganancias
Se trata de introducir el dinero obtenido ilícitamente en el sistema financiero.
? Transformación
Con el dinero ya depositado en una entidad financiera, el segundo paso es “moverlo”. Para ello, se canaliza hacia inversiones o compras en otras localidades o países, haciendo una sucesión compleja de transacciones (generalmente informáticas, casi nunca con dinero físico) con el fin de ocultar el origen de los fondos.
? Integración
El capital “movido” se reintroduce en el circuito legal mediante transacciones aparentemente legítimas, utilizando procedimientos complejos y sofisticados. A partir de este momento ya no se puede distinguir el dinero legal del ilegal.
La Asociación Española de Banca Privada (A.E.B.) y la Confederación Española de Cajas de Ahorro (C.E.C.A.), junto con el Banco de España desarrollaron los principios de la Declaración de Basilea, de diciembre de 1988, sobre prevención de la utilización del sistema bancario para el blanqueo de fondos de origen criminal.
Como consecuencia de ello se elaboraron unas normas concretas de actuación de ética profesional recogidas en la Circular nº 420 de la A.E.B., de fecha 17 de junio de 1990.
En el Boletín Oficial nº 311, de fecha 29 de diciembre de 1993, se publicó la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, por la que se introdujo en el derecho interno español la Directiva nº 91/308/CEE del Consejo de Comunidades Europeas, cuyo contenido básico quedó reflejado en la antedicha Ley.
En el B.O.E. del día 6 de julio de 1995 se publicó el Real Decreto nº 925/1995, de 9 de junio, por el que se aprobó el Reglamento de la citada Ley, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales.
Asimismo la A.E.B. concretó en sus Circulares nº 660, de fecha 6 de julio y nº 674 de 13 de Septiembre de 1995, determinadas prescripciones incorporadas en el citado Reglamento.
Este Reglamento ha completado y precisado importantes aspectos que no fueron tratados suficientemente por la Ley 19/1993, desarrollándose así toda la normativa interna sobre la prevención del blanqueo de capitales.
La Ley 12/2003 de 21 de mayo, de prevención y bloqueo de la financiación de terrorismo, creó la Comisión de Vigilancia de Actividades de Financiación del Terrorismo, facultando a ésta para acordar el bloqueo de los saldos, cuentas y posiciones, incluidos los bienes depositados en cajas de seguridad abiertas por personas o entidades vinculadas a organizaciones terroristas.
En 2003, se modificó la Ley 19/93 en la disposición adicional primera de la Ley 19/2003 de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales.
El 22 de enero de 2005, se publicó en el B.O.E. el R.D. 54/2005, de 21 de enero, por el que se modifican el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por el R.D. 925/1995, de 9 de junio, y otras normas de regulación del sistema bancario, financiero y asegurador.
Estas normas de actuación son de carácter vinculante para las Entidades de Crédito, debiéndoles dar la máxima difusión entre su personal, y quedando todos obligados a su escrupuloso cumplimiento.
Hacemos constar, que su contenido tiene como fin principal la prevención del blanqueo de capitales y no debe afectar, a las operaciones que habitualmente realiza nuestra Organización con sus clientes habituales, (debidamente conocidos e identificados), o con los futuros que se relacionen a través de una normal política comercial.
2.-AMBITO DE APLICACIÓN DE LA NUEVA NORMA
Se regulan las obligaciones, actuaciones y procedimientos dirigidos a prevenir e impedir la utilización del sistema financiero - y otros sectores de actividad económica para el blanqueo de capitales procedentes de cualquier tipo de participación delictiva en la comisión de un delito castigado con pena de prisión superior a tres años.
3.-SUJETOS OBLIGADOS
Son sujetos obligados al cumplimiento de la normativa vigente sobre determinadas medidas de prevención de blanqueo de capitales:
• Las Entidades de Crédito.
• Las entidades aseguradoras autorizadas para operar en el ramo de vida.
• Las sociedades y agencias de valores.
• Las sociedades de inversión. Se exceptúan las sociedades de inversión cuya gestión, administración y representación estén encomendadas a una sociedad gestora de instituciones de inversión colectiva.
• Las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y de fondos de pensiones.
• Las sociedades gestoras de carteras.
• Las sociedades emisoras de tarjetas de crédito.
• Las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades de cambio de moneda o gestión de transferencias, sea o no como actividad principal, respecto a las operaciones relacionadas con esa actividad.
Se entenderán incluidas entre las anteriores, los establecimientos financieros de crédito a que se refiere la Disposición Adicional Primera de la Ley 3/1994, de 14 de Abril.
Además de los anteriores, son también sujetos obligados con un régimen especial según se recoge en el artículo 16 del Reglamento sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales :
• Los casinos de juego.
• Las actividades de promoción inmobiliaria, agencia, comisión o intermediación en la compraventa de inmuebles.
• Las personas físicas o jurídicas que actúen en el ejercicio de su profesión como auditores, contables externos o asesores fiscales.
• Los notarios, abogados y procuradores cuando ejerzan las funciones que se definen en la ley.
• Las actividades relacionadas con el comercio de joyas, piedras y metales preciosos.
• Las actividades relacionadas con el comercio de objetos de arte y antigüedades.
• Las actividades de inversión filatélica y numismática.
• Las actividades de transporte profesional de fondos o medios de pago.
• Las actividades de giro o transferencia internacional realizadas por los servicios postales.
• La comercialización de loterías u otros juegos de azar respecto de las operaciones de pago de premios.
Cuando las personas físicas mencionadas en este apartado ejerzan su profesión en calidad de empleados de una persona jurídica o le presten servicios permanentes o esporádicos, las obligaciones impuestas recaerán sobre dicha persona jurídica respecto de los servicios prestados.
Asimismo, estarán sujetas a la obligación de presentar declaración previa sobre el origen, destino y tenencia de los fondos las personas físicas y jurídicas que, actuando por cuenta propia o de tercero, realicen los siguientes movimientos de medios de pago:
a) Salida o entrada en territorio nacional de moneda metálica, billetes de banco y cheques bancarios al portador denominados en moneda nacional o en cualquier otra moneda o cualquier medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago, por importe superior a 6.000 € por persona y viaje.
b) Movimientos por territorio nacional de medios de pago consistentes en moneda metálica, billete de banco y cheques bancarios al portador, denominados en moneda nacional o en cualquier otra moneda o cualquier medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago, por importe superior a 80.500 €.
Será el Ministerio de Economía y Hacienda el que, mediante Orden Ministerial, regule el lugar, la forma, modelos y plazos de declaración, pudiendo modificar las cuantías recogidas en las letras a) y b).
4.-SERVICIO EJECUTIVO
Las comunicaciones a rendir a la Administración en cumplimiento de esta normativa se canalizarán a través del denominado "Servicio Ejecutivo", órgano de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, que fue creada por la Ley 19/1993. Servicio que estará adscrito al Banco de España a quien corresponderá nombrar a su Director.
El "Servicio Ejecutivo" desempeñará las actuaciones tendentes a la prevención e impedimento de la utilización del sistema financiero o de empresas o profesionales de otra naturaleza para el blanqueo de capitales, así como las funciones de investigación y prevención de las infracciones administrativas del régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior, ejerciendo para ello las competencias que la Ley le otorga.
A efectos de comunicación, sus señas son las siguientes:
SERVICIO EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES E INFRACCIONES MONETARIAS.
BANCO DE ESPAÑA
C/ Alcalá, 48
28014 MADRID
Teléfonos: 91.338.69.61 y 91.338.69.62
Telefax : 91.338.68.85
Queda adscrita al mencionado "Servicio Ejecutivo" la actual Brigada de la Dirección General de Policía de Investigación de Delitos Monetarios y la Unidad de Investigación de la Guardia Civil, las cuales, sin perjuicio de las funciones y facultades que le correspondan como Policía Judicial, tendrán como funciones específicas, a cuyo fin gozarán de las facultades previstas en las leyes, la colaboración, como unidades policiales adscritas al “Servicio Ejecutivo”, en el ejercicio por éste de las funciones que por Ley le corresponden, bien por denuncia, por mandato judicial o por decisión de la Comisión o del Servicio Ejecutivo.
5.-ORGANOS DE CONTROL INTERNO Y DE COMUNICACION
Las Entidades de Crédito deben establecer procedimientos y "órganos adecuados de control interno y de comunicación" a fin de conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales.
La misión del citado "Órgano de Control Interno y de Comunicación" es: analizar, controlar y comunicar al "Servicio Ejecutivo" toda la información relativa a las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales, a través de los procedimientos que con este fin se establezcan.
A tal efecto, los sujetos obligados adoptarán las medidas necesarias para que el referido órgano u órganos estén dotados de los medios humanos, materiales, técnicos u organizativos adecuados para el cumplimiento de sus funciones.
Su adecuación con la normativa, se producirá cuando su articulación responda a los principios de rapidez, seguridad, eficacia y coordinación, tanto en la transmisión interna, como en el análisis y comunicación al "Servicio Ejecutivo" de la información relevante. Mediante Orden del Ministro de Economía y Hacienda podrán ser aprobadas orientaciones para las distintas categorías de sujetos obligados.
Al frente de dicho órgano estará un representante del sujeto obligado, que será el encargado de transmitir al "Servicio Ejecutivo" la información y comunicación pertinente, así como recibir las solicitudes y requerimientos de éste.
El representante será la persona que comparecerá en toda clase de procedimientos administrativos o judiciales en relación con los datos recogidos en las comunicaciones al Servicio Ejecutivo o cualquier otra información complementaria que pueda referirse a aquéllas cuando se estime imprescindible obtener la aclaración, complemento o confirmación del propio sujeto obligado.
Además, los representantes deberán reunir unos requisitos mínimos:
• Ser nombrados por el Consejo Rector.
• Tener un comportamiento profesional que les cualifique como personas idóneas para el ejercicio del cargo.
• Poseer conocimientos y experiencia para ejercer sus funciones.
La propuesta de nombramientos de los representantes, deberá ser comunicada al Servicio Ejecutivo. Si en el plazo de quince días desde la comunicación al Servicio Ejecutivo éste no se pronuncia sobre la propuesta, se entenderá aceptada la misma.
Una vez que se hayan nombrado a los representantes, se deberán remitir al Servicio Ejecutivo los documentos que acrediten suficientemente la firma de las personas nombradas, siendo eficaz el reconocimiento de la firma a partir del día siguiente al de la recepción de la comunicación por el Servicio Ejecutivo.
Las comunicaciones de cese de los representantes deberán ir acompañadas con una nueva propuesta de nombramiento.
La entidad remitirá al Servicio Ejecutivo información completa sobre la estructura y funcionamiento del Órgano de Control Interno y Comunicación y de los procedimientos para su supervisión. Cualquier modificación de la estructura y funcionamiento de dicho órgano o de los indicados procedimientos será igualmente, objeto de supervisión por el Servicio Ejecutivo.
El Órgano de Control Interno y de Comunicación operará, en todo caso, con separación orgánica y funcional del departamento o unidad de auditoria interna de la entidad.
Este Órgano de Control Interno y de Comunicación deberá ser objeto de examen anual por un experto externo. Los resultados de este examen serán consignados en un informe escrito de carácter reservado que describirá las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Este informe estará en todo caso a disposición del “Servicio Ejecutivo” durante los seis años siguientes a su realización.
6.-RESPONSABILIDAD Y OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES DE CRÉDITO
1.- Identificación y conocimiento de los clientes.
2.- Examen especial de determinadas operaciones.
3.- Conservación de documentos.
4.- Colaboración con el Servicio Ejecutivo.
5.- Abstención de ejecución de operaciones.
6.- Confidencialidad.
7.- Procedimientos y Órgano de Control Interno.
8.- Formación del Personal.
(*) Estos ocho puntos se desarrollan en el CAPITULO II – OPERATIVA de este Manual.
7.-EXENCION DE RESPONSABILIDAD
La normativa deja clara que toda comunicación realizada de buena fe por parte de los sujetos obligados, de sus directivos o empleados, no constituirá violación de las restricciones sobre revelación de información impuesta por vía contractual o por cualquier disposición legal o reglamentaria, y no implicará para los sujetos obligados sus directivos o empleados, ningún tipo de responsabilidad.
8.-PROCEDIMIENTO SANCIONADOR
El incumplimiento de la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales puede ser objeto de sanción tanto para la entidad como para quienes en ella ejerzan cargos de administración o dirección, si a éstos, se les puede imputar conducta dolosa o negligente.
Las infracciones previstas en la Ley se clasifican en graves y muy graves, en función de la obligación que se haya incumplido:
? Infracciones graves; incumplimiento del deber de: identificación de clientes, examinar operaciones sospechosas, conservación de documentos, colaboración con el Servicio Ejecutivo, no realizar operaciones sospechosas, establecer procedimientos y órganos de control interno, no declarar el origen, tenencia y destino de fondos ilegales, formar al personal y realizar las medidas correctoras propuestas por el Servicio Ejecutivo.
? Infracciones muy graves; incumplimiento del deber de: confidencialidad, comunicación de hechos delictivos, negativa o resistencia a proporcionar la información requerida directamente por el Servicio Ejecutivo, reiteración de faltas graves, infracciones graves a las que se añade que el sujeto infractor tuvo sentencia firme en los últimos cinco años
Las sanciones previstas en la Ley, éstas varían en función del tipo de infracción cometido, pudiendo llegar, como máximo, hasta :
? Faltas graves:
• A la Entidad el máximo de: 1 % de los recursos propios de la entidad, el monto total del importe de la operación más el 50% ó 150.253,02 euros.
• A las personas que ejerzan cargos de administración o dirección: 60.101,21 euros.
? Faltas muy graves:
• A la Entidad, el máximo de: 5 % de los recursos propios de la entidad, el doble del importe de la operación ó 1.502.530,26 euros
• A las personas que ejerzan cargos de administración o dirección: 601.012,10 euros.
9.-REGIMENES DE COLABORACIÓN
9.1. COLABORACIÓN INTERNA
Con carácter general las autoridades, funcionarios públicos y demás personal al servicio de las Administraciones Públicas que descubran o conozcan hechos que puedan constituir indicio o prueba del blanqueo de capitales deberán informar al "Servicio Ejecutivo", bien directamente, o a través del titular del órgano en el que presten sus servicios. Además, facilitarán al “Servicio Ejecutivo” la información que éste requiera en el ejercicio de sus competencias.
Especialmente estarán obligados a este deber de colaboración los Registradores de la Propiedad y Mercantil, en relación a los actos y contratos de que tengan conocimiento en el ejercicio de sus funciones.
Asimismo, y en relación con las entidades financieras, el Banco de España, la Comisión Nacional del Mercado de Valores, la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones u otros órganos de supervisión, facilitarán al "Servicio Ejecutivo" toda la información y colaboración que se les solicite.
En todo caso, el Banco de España, la Comisión Nacional del Mercado de Valores, la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones, la Dirección General de los Registros y del Notariado, el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, los colegios profesionales y los órganos estatales o autonómicos competentes, informarán al “Servicio Ejecutivo” cuando en el ejercicio de su labor inspectora o supervisora aprecien posibles infracciones de las obligaciones establecidas en la Ley 19/1993.
9.2. COLABORACIÓN INTERNACIONAL
Tanto la "Comisión" como el "Servicio Ejecutivo" colaborarán e intercambiarán información bien directamente, o bien por conducto de organizaciones internacionales, con las autoridades de otros Estados que ejerzan competencias análogas, tanto en el marco de convenios y acuerdos internacionales como de la normativa comunitaria.
Los mismos órganos podrán solicitar de las autoridades competentes de los demás miembros de la Unión Europea, y cada una de éstas podrá solicitar de aquellos, datos, informes o antecedentes relativos a la prevención e impedimento de la utilización del sistema financiero y de otros sectores de actividad económica para el blanqueo de capitales.
10.-DOCUMENTACION
Quedan a disposición del personal de la Entidad toda la documentación de las disposiciones a las que se hace referencia en el presente Manual, si su lectura íntegra puede ayudarles a tener un mejor y más amplio conocimiento de la materia.
Toda la operativa y procedimientos internos a observar según lo regulado en la normativa, se desarrolla en el CAPITULO II – OPERATIVA de este Manual.
CAPITULO II: OPERATIVA
1.-POLITICA DE ADMISION DE CLIENTES.-
Dentro de la política de admisión de clientes, se establece tres grados de admisión, personas no admitidas, personas cuya admisión necesita estar autorizada por O.C.I.C. , personas directamente admitidas.
1.1.- Personas o entidades excluidas de aceptación.-
• Las incluidas en las listas publicadas por organismos oficiales de personas relacionadas con el terrorismo y actividades ilícitas que sean de obligado cumplimiento.
• Las que no faciliten la documentación que se les solicite para obtener la verificación de las actividades o procedencias de los fondos.
• Aquellas con las que se hayan cancelado anteriormente relaciones contractuales por realizar operativas susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales.
• “Bancos Pantalla”, es decir entidades financieras residentes en países o territorios donde no tengan presencia física y que no pertenecen a un grupo financiero regulado.
• Las que, ejerciendo las actividades de casinos de juegos; comercio de joyas, piedras y metales preciosos; comercio de arte y antigüedades; inversión filatélica y numismática; giro o transferencia internacional realizadas por servicios postales; y comercialización de loterías o juegos de azar, no disponen de la preceptiva autorización administrativa.
1.2.- Personas o entidades cuya admisión necesita de autorización por el O.C.I.C.-
• Clientes residentes en alguno de los países relacionados en el ANEXO 3 de este documento.
• Clientes relacionados con la producción o distribución de armas y otros productos militares.
• Casinos o entidades de apuestas debidamente autorizadas.
• Clientes que sean directivos, accionistas o propietarios de casas de cambio, transmisores de dinero, casinos, entidades de apuestas u otras entidades similares.
• Clientes que sean o hayan sido funcionarios públicos de alto nivel y sus familiares y personalidades notorias que abran cuentas lejos de su país de origen (PEP’s).
• Clientes que por su tipología y actividad pertenecen a sectores identificados como de alto riesgo en materia de blanqueo de capitales, así como sus administradores y directivos. En el ANEXO 6, aparece la relación de los sectores que podrían ser considerados como de alto riesgo.
1.3.- Resto de Personas.-
Estarán en este grupo todas las personas no incluidas explícitamente en los grupos anteriores.
Para la comprobación de los datos anteriores, el O.C.I.C. comunicará al día siguiente si entre las personas clientes de la entidad existe alguna coincidencia suficiente con alguna de las existentes en las listas publicadas por organismos oficiales de personas relacionadas con el terrorismo y actividades ilícitas o en listas de personas públicamente expuestas (PEP’s).
En los demás casos, serán los empleados de la entidad los que deban comprobar los requisitos que conllevan la no admisión o la petición de autorización del O.C.I.C. para admitir al cliente.
2.-IDENTIFICACION .-
Se exigirá la presentación de los documentos acreditativos de la identidad de los clientes, habituales o no, en el momento de entablar relaciones de negocio o efectuar cualesquiera operaciones, salvo los supuestos contemplados en el apartado 2.4.
En nuestra operativa interna la identificación del cliente no sólo se refiere a los beneficiarios de las operaciones de activo y pasivo, sino también al resto de personas que intervienen directa o indirectamente en las operaciones (avalistas, autorizados, etc.), por lo que la norma es extensiva a la totalidad de intervinientes.
Además, cuando existan indicios o certeza de que los clientes no actúan por cuenta propia, los sujetos obligados procederán a la identificación de las personas por cuenta de las cuales actúan.
2.1.- Forma de realizar la identificación.-
La IDENTIDAD DEL TITULAR está compuesta por su nombre y dos apellidos o denominación social y por su número de identificación.
Documento de Identificación que corresponde a cada tipo de persona o sociedad:
a) Personas Físicas: Documento Nacional de Identidad, permiso de residencia expedido por el Ministerio de Justicia e Interior, pasaporte o documento de identificación válido en el país de procedencia que incorpore fotografía de su titular, todo ello sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el numero de identificación fiscal (N.I.F.) o el numero de identificación de extranjeros, según los casos de acuerdo con las disposiciones vigentes.
b) Personas Jurídicas: Documentación fehaciente acreditativa de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social, sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el numero de identificación fiscal (N.I.F.).
En ambos supuestos se deberán acreditar los poderes de las personas que actúen en su nombre.
Es importante destacar, que no es suficiente con tener identificado a un cliente con su nombre y documento de identidad facilitado verbalmente por el mismo, sino que es necesario comprobar la identificación con la documentación original que en cada caso la justifique y guardar copia de la misma.
Recordar que en el supuesto de clientes, y para cada nuevo contrato, cuenta, producto, etc. que soliciten, tendrán que estar siempre fehacientemente identificados. Si no lo están, se les solicitará la identificación exactamente igual que a los no clientes. Por lo que respecta a los no clientes, estos deberán ser siempre identificados, salvo en los supuestos recogidos en el apartado 2.4.
2.2.- Identidad de las personas que actúan por cuenta de otras.-
Cuando existan indicios o certeza de que los clientes o personas cuya identificación fuera preceptiva no actúan por cuenta propia, recabarán la información precisa a fin de conocer tanto la identidad de los representantes, apoderados y autorizados, como de las personas por cuenta de las cuales actúan o representan.
Por tanto, se exigirá la presentación de los documentos originales indicados para las personas físicas, en relación con todas las personas que puedan actuar en representación de las sociedades, comunidades, asociaciones y organismos, cualquiera que sea su nacionalidad.
Al respecto, deberán mantener permanentemente actualizados los bastanteos de poderes, la fecha de validez o de revocación de los mismos, para tener la seguridad de que los titulares apoderados de las cuentas tienen capacidad legal para realizar las operaciones.
En el caso de personas jurídicas se adoptarán medidas razonables al efecto de determinar su estructura accionarial o de control.
2.3.- Cuando debe identificarse al cliente.-
La identificación del cliente se deberá llevar a cabo en los siguientes supuestos:
2.3.1.- Apertura de Cuentas y Operativa de Clientes.-
Debe exigirse la presentación de documentos acreditativos de la identidad del cliente en el momento de entablar relaciones de negocio.
Se solicitará igualmente la identificación de los mismos cuando realicen cualquier operativa con ellos, siempre y cuando dichas operativas no estén incluidas en las definidas en el apartado 2.4., o bien se tenga constancia de que la persona que realiza la operación es la misma que un interviniente del acuerdo sobre el que realiza la operación.
Una vez obtenidos estos se procederá como se indica en el apartado 3.
2.3.2.- Operaciones con “No” Clientes.-
Definiremos como operaciones con no clientes, aquéllas realizadas espontáneamente con personas que no mantienen una relación contractual de ningún tipo con la entidad. Para dichas operaciones se le solicitará al cliente su identificación siempre que dichas operaciones no estén incluidas en el apartado 2.4, del presente manual.
No obstante lo anterior, cuando alguna operación, tras su examen por el personal de la entidad, presentase indicios o certezas de que está relacionado con el blanqueo de capitales, se exigirá la identificación, incluso cuando el importe de las mismas sea inferior al umbral señalado en el citado apartado 2.4.
2.3.3.- Ordenes de Transferencias.-
Se identificará al ordenante de la transferencia y, en su caso, a la persona por cuya cuenta actúa. Se considera ordenante al titular de la cuenta, o cuando no exista cuenta, a la persona natural o jurídica que ordene la transferencia.
A efectos de este tipo de operaciones, son datos de identificación del ordenante el nombre y apellidos de la persona física o la denominación de la persona jurídica, D.N.I., Tarjeta de Residencia, Pasaporte, N.I.F. o N.I.E.; y número de la cuenta origen de la transferencia.
Tratándose de transferencias internacionales se deberán incluir y, en su caso, mantener los datos de identificación del ordenante en la transferencia y en los mensajes relacionados con ella a través de la cadena de pago.
En las transferencias nacionales los datos de identificación del ordenante de la transferencia y, en su caso, de la persona por cuya cuenta actúe, deberán estar a disposición de la entidad de destino, a la que le serán facilitados de modo inmediato si los solicita.
La petición de dichos datos solo podrá ser realizada al O.C.I.C. de nuestra entidad, el cual sólo comunicará los datos solicitados al O.C.I.C. de la entidad de destino.
2.3.4.- Banca no presencial.-
Definiremos como banca no presencial, aquella en la que no existe contacto visual con el cliente, no estando incluidas en la misma, aquellas aperturas de cuentas en la propia entidad, y que posteriormente utilizan medios electrónicos o telefónicos para realizar las operaciones.
Para identificar este grupo de clientes deberemos:
o Acreditar la identidad del cliente de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre firma electrónica, o
o Comprobar que el primer ingreso procede de una cuenta a nombre del mismo cliente abierta en España o territorios distintos de los señalados en el APARTADO I del ANEXO 3.
Al entablar relaciones de negocio con una persona o al realizar operaciones que no figuren entre las excepcionadas se obtendrá de los intervinientes fotocopia del documento acreditativo de identificación y se conservará junto al documento contractual o la operación que se haya realizado. Con los clientes que se tengan relaciones de negocio será valida la imagen de dicho documento de identificación mantenida en la Gestión Electrónica Documental.
En todo caso, en el plazo de un mes desde el establecimiento de la relación de negocio, la entidad deberá obtener de estos clientes copia de los documentos identificativos.
2.4.- Excepciones a la obligación de identificar.-
La obligación de identificar quedará exceptuada en los siguientes casos:
a) Cuando el cliente sea una institución financiera domiciliada en el ámbito de la Unión Europea.
b) Cuando se trate de operaciones con clientes no habituales, entendiendo por clientes no habituales a aquellos definidos en el punto 2.3.2, cuyo importe no supere 3.000 € o su contravalor en moneda extranjera, salvo las transferencias en las que la identificación del ordenante será en todo caso preceptiva. Si se observa el fraccionamiento de las operaciones con el fin de eludir el deber de identificación, también se exigirá la identificación si el sumatorio de las mismas superan el umbral antes indicado.
c) Igualmente existirá el deber de identificación en aquellas operaciones que, tras su examen presenten indicios o certeza de que están relacionadas con el blanqueo de capitales, incluso cuando su importe sea inferior a 3000 €.
3.-CONOCIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE LOS CLIENTES.-
3.1.- Acreditación de la actividad económico empresarial.-
Se recabará de los clientes o de bases de datos publicas en el momento de entablar relaciones con ellos, información a fin de conocer la naturaleza de su actividad profesional o empresarial. En función del nivel de riesgo del cliente, se comprobará razonablemente la información facilitada por éste. Dicho nivel de riesgo se basará en las características de las personas y su sector de actividad. Si alguna persona pudiera pertenecer simultáneamente a más de un grupo de los descritos posteriormente, deberá justificar la actividad que más ingresos le reporte.
3.1.1.- Personas físicas asalariadas, pensionistas, o personas físicas sin ingresos.-
Dentro de las personas sin ingresos estarían incluidos amas de casa, estudiantes, etc.
A este grupo de personas no se le solicitará documento alguno de verificación de la información facilitada por el cliente. Para verificar dicha información se valorarán los movimientos realizados por el cliente. Si de dicha valoración se detectara que el volumen de éstas no es coherente con la información facilitada por el mismo, se les solicitará documentos que verifiquen dichos movimientos y la nueva actividad del cliente.
De forma semanal, la herramienta informática verifica si existen cambios de comportamiento de los titulares (por ejemplo un estudiante que se incorpore al mercado laboral).
En caso de que esto se produzca, se comprobará si el cliente ha tenido un cambio en su actividad declarada
3.1.2- Personas físicas profesionales liberales o autónomos (incluidos comercios).-
Los documentos acreditativos de su actividad profesional o empresarial serán uno o más de los siguientes:
a) Recibo de la Seguridad Social en el régimen de autónomos.
b) Ultima declaración del I.R.P.F.
c) Alta en Hacienda de la actividad.
d) Declaración de I.V.A. o retenciones del I.R.P.F. trimestrales o anuales recientes.
e) Últimos recibos del colegio profesional.
f) Extracto bancario reciente de otra entidad donde se pueda comprobar la liquidación de alguno de los documentos anteriores.
3.1.3.- Personas jurídicas residentes (incluidos comercios).-
Los documentos acreditativos de su actividad empresarial serán uno o mas de los siguientes:
a) I.V.A. anual o trimestral.
b) Alta de actividades en Hacienda (licencia fiscal)
c) Presentación de cuentas en el Registro.
d) Impuesto de sociedades.
Se podrá utilizar la alternativa de obtener la información en base de datos públicas.
Para sociedades de reciente creación los documentos acreditativos de su actividad profesional o empresarial será alguno de los dos primeros.
3.1.4.- Asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, comunidades, corporaciones, ONG, etc.
Las entidades públicas están exentas de la acreditación de su actividad económico empresarial.
Los documentos acreditativos de su actividad empresarial serán uno o más de los siguientes:
a) Memoria de actividades.
b) Cuentas del ejercicio anterior.
c) Presupuestos del año actual.
d) Para las fundaciones, también se aceptarán las memorias del plan de actuación inscritas en el Registro de Fundaciones
e) Para las Asociaciones, también se aceptará el documento de Inscripción en el Registro de Asociaciones.
f) Cualquier documento específico que acredite la actividad empresarial de manera fehaciente.
3.1.5.- Personas jurídicas no residentes.
Los documentos acreditativos de su actividad empresarial serán uno o más de los siguientes:
a) Memoria de actividades.
b) Balance económico del ejercicio anterior.
c) Presupuestos del año actual.
d) Cualquier documento específico que acredite fehacientemente la actividad.
3.2.- Medidas Adicionales de Identificación y Conocimiento del cliente.-
Se aplicarán medidas adicionales de identificación y conocimiento del cliente a las actividades de negocio más sensibles, siendo éstas banca privada, banca de corresponsales, banca a distancia, cambio de moneda y transferencias de fondos con el exterior.
3.2.1.- Banca Privada.
Para los clientes que se engloben dentro del grupo de esta actividad, deberá rellenarse la ficha de cliente que figura en el ANEXO 4. Se deberá verificar la información facilitada por el cliente, bien con documentación aportada por el propio cliente, bien a través de bases de datos públicas. Dentro de la información requerida al cliente no se aceptará al mismo como cliente si no aportó como mínimo la siguiente información:
a) Propósito y razones de la apertura de la cuenta.
b) Actividad prevista de la cuenta.
c) Fuente de riqueza (descripción de la actividad económica que ha generado el patrimonio).
d) Fuente de los fondos (descripción del origen y de la forma de transferir los fondos que se acepten para abrir la cuenta).
e) Relación entre los diversos titulares.
Se tendrán precauciones especiales con todas aquellas cuentas destinadas a recibir fondos del extranjero y remitirlos a otros países nuevamente y con aquellas cuentas de apertura espontánea, entendiendo como tales las que se realizan sin que hayan existido gestiones previas de captación o su domicilio esté fuera del ámbito de la oficina.
3.2.2.- Banca de Corresponsales.-
Dentro de las medidas adicionales de identificación y conocimiento para clientes de las actividades de banca de corresponsales, distinguiremos éstas en función de la residencia de dicho cliente, estableciendo los cuatro grupos siguientes:
a) Países de la Unión Europea, EEUU y Canadá.- No será necesario recopilar información adicional.
b) Países Miembros del GAFI.- Deberá obtenerse de estos los últimos estados financieros auditados.
c) Países No Miembros del GAFI.- A la documentación de los puntos anteriores, deberá añadirse contestación al cuestionario sobre políticas y procedimientos de prevención de blanqueo de capitales.
d) Países No Cooperantes.- A la documentación de los puntos anteriores deberá añadirse, si la entidad no cotiza en bolsa, relación de los propietarios de la entidad y porcentajes de participación en esta.
3.2.3.- Banca a distancia.-
Sólo se permitirá la contratación de banca a distancia con personas físicas. El sistema de banca a distancia para las personas jurídicas únicamente realizará una captura de datos para que un gestor comercial de la entidad visite, posteriormente, a los mismos, realizándose por tanto la verificación de la actividad de estas personas como se define en el apartado 3.1.
Para realizar la verificación de la actividad de las personas físicas, además de solicitar los mismos documentos que para la contratación presencial, se realizará la verificación de dichos documentos con las siguientes acciones:
Verificación Documental.-
a) Comprobar que los documentos están comprendidos entre los que se estiman como apropiados para la correcta identificación.
b) Comprobar que los documentos no están caducados.
c) Comprobar que todos los datos identificativos aportados a través de los distintos documentos coinciden (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección y cualquier otro tipo de información aportada por el cliente).
d) Observar la fotografía del titular y determinar si su aspecto y edad coincide con la fotografía y la fecha de nacimiento que aparecen en los documentos.
e) Cotejar la firma existente en los distintos documentos aportados por el solicitante, incluida la firma que acredita la recepción del Paquete de Bienvenida.
f) Analizar los documentos observando si existen tipos de escritura distintos, tachaduras, partes escritas a mano o a máquina o cualquier manipulación de los mismos.
Verificación Negativa.-
Esta verificación tiene por finalidad determinar si el solicitante ha sido previamente asociado con una actividad delictiva. Dicha verificación consiste en comprobar si el solicitante figura incluido en la lista proporcionada por el Consejo de la Unión Europea. La comprobación se realiza automáticamente por los servicios informáticos de la entidad informando al O.C.I.C., si resultara alguna coincidencia del titular con algún miembro de la mencionada lista.
Verificación Positiva.-
Verificar la identidad de un solicitante comparando si coinciden determinadas contestaciones del solicitante con la información contenida en las distintas bases de datos públicas. (Ej. Contactar con el cliente telefónicamente o por escrito obteniendo el número o la dirección de una base de datos publica como un listín telefónico).
Verificación Lógica.-
Esta verificación consiste en comprobar la coherencia de la información facilitada por el cliente. (Por ejemplo que el código postal facilitado coincide con el nombre de la calle facilitada, o el número de teléfono es de la provincia donde reside).
3.2.4.- Cambio de moneda.-
Para las actividades de sociedades de cambio de moneda se solicitará la siguiente documentación y/o información adicional:
a) Fotocopia de la autorización administrativa para operar.
b) Certificado de la sociedad en el que declaren que cumplen con la normativa vigente en España y especialmente la que se refiere a Prevención Blanqueo de Capitales.
c) Información sobre otros bancos con los que operan.
d) Si permiten o no operativa por Internet.
e) Si trabajan con subagentes, relación de subagentes, y volumen y número de operaciones de estos.
f) Descripción de la operativa prevista.
3.2.5.- Transferencias de fondos con el exterior.-
Para las actividades de transferencias de fondos con el exterior se solicitará la siguiente documentación y/o información adicional:
a) Fotocopia de la autorización administrativa para operar.
b) Certificado de la sociedad en el que declaren que cumplen con la normativa vigente en España y especialmente la que se refiere a Prevención del Blanqueo de Capitales.
c) Información sobre otros bancos con los que operan.
d) Si permiten o no operativa por Internet.
e) Grupo de inmigrantes en los que están especializados.
f) Si trabajan con subagentes, relación de subagentes, y volumen y número de operaciones de estos.
g) Corresponsales habituales.
h) Descripción de la operativa prevista
4.-EXAMEN ESPECIAL DE DETERMINADAS OPERACIONES.-
Se deberá examinar con cuidadosa atención, cualquier operación, con independencia de su cuantía, que por su naturaleza pueda estar aparentemente vinculada al blanqueo de capitales.
Deberá examinarse toda operación compleja, inusual y que no tenga un propósito económico o lícito aparente. Los resultados de dicho examen deberán reflejarse por escrito.
Se consideran operaciones complejas, inusuales o sin un propósito económico o lícito aparente, todas aquellas que por su vinculación con otras personas, características y tipo, volumen y origen o destino de los fondos no guarden relación con la actividad declarada por el cliente.
Para facilitar tal labor de detección por parte de los empleados y directivos, una relación de dichas operaciones susceptibles de estar particularmente vinculadas con el blanqueo de capitales se encuentran definidas en los ANEXO 1 y ANEXO 2.
En el caso concreto de transferencias internacionales que se reciban o intervengan en las que no se contenga la identidad del ordenante o el número de cuenta origen de la transferencia, dichas transferencias serán devueltas al emisor.
El examen especial de determinadas operaciones será realizado a nivel centralizado por el Banco Cooperativo Español el cual documentará e informará de la operativa realizada por el/los cliente/s a partir de las alertas generadas por el sistema automatizado, o bien a partir de una comunicación de un empleado, cuando éste detecte que se pudiera estar utilizando la entidad para realizar operaciones susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales. La responsabilidad de comunicación al Banco de España de las operaciones corresponderá siempre al O.C.I.C. de la entidad, quien será el que determine si en base a la información disponible, dicha documentación e información deberá ser archivada o comunicada al Servicio Ejecutivo.
Si del examen de cualquiera de estas operaciones se desprendieran indicios o certeza del blanqueo de capitales, antes de ejecutar la operación, procederán a su inmediata comunicación, siguiendo las instrucciones que se indican en los apartados 7.2 y 7.3
5.-CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.-
La normativa exige que debe conservarse durante seis años la siguiente documentación:
? Los documentos o registros correspondientes que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones y las relaciones de negocios con sus clientes.
? Las copias de documentos exigidos para la identificación de los clientes que las hubieran realizado o que hubieran entablado dichas relaciones de negocio con la Entidad, siempre que fuera preceptiva la comunicación de operaciones al Servicio Ejecutivo.
El plazo indicado de seis años, se contará a partir del día en que finalicen las relaciones con el cliente, para los documentos relacionados con su identificación, y a partir de la ejecución de cada operación, para la conservación de los documentos o registros que la acrediten.
6.-ORGANO DE CONTROL INTERNO Y COMUNICACION.-
En la entidad, el Órgano de Control Interno y Comunicación, en adelante O.C.I.C., está formado por las siguientes personas:
• Director General.
• Responsable de Cumplimiento Normativo.
• Responsable de Recursos Humanos.
El representante principal de este órgano ante el Servicio Ejecutivo es el Director General y el representante suplente es el Responsable de Cumplimiento Normativo.
El O.C.I.C. tiene como misión analizar, controlar y comunicar al Servicio Ejecutivo toda la información relativa a las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionados con el blanqueo de capitales.
Asimismo, es el órgano encargado de aprobar el excepcionamiento de la obligación de comunicación al Servicio Ejecutivo de las operaciones de ciertos clientes. Dicho excepcionamiento sólo podrá realizarse cuando:
o Se trate de operaciones relativas a clientes habituales y respecto de los que los sujetos obligados conozcan suficientemente la licitud de sus operaciones.
o El excepcionamiento sea motivado y justificado.
o Tanto el excepcionamiento del cliente como los motivos que justifican dicha decisión, queden reseñados por escrito.
Será el O.C.I.C. de la entidad el que establezca qué personas de la misma pueden solicitar el excepcionamiento de algún cliente. Para solicitar el excepcionamiento de un cliente, se utilizará el ANEXO 5.
El O.C.I.C. facilitará al Servicio Ejecutivo, la información solicitada por éste, que podrá versar sobre cualquier dato o conocimiento obtenido por la entidad respecto de las operaciones que realice y las personas que en ella intervengan.
El O.C.I.C. es el órgano facultado por la entidad para aprobar los clientes de mayor riesgo definidos en el punto 1.2 del Capítulo II de este manual.
El O.C.I.C se reunirá de forma periódica, bimestralmente, recogiendo lo acordado en dichas reuniones en Acta que serán convenientemente conservadas. Además, se celebrarán reuniones extraordinarias siempre que sea necesario.
El O.C.I.C será el responsable, con la colaboración del Área de Organización, de mantener permanentemente actualizada la normativa interna y el manual de procedimientos, así como de difundirla entre los empleados.
El área de Recursos Humanos será el responsable del diseño de planes de formación.
Los planes periódicos de revisión o verificación del cumplimiento de las obligaciones en la entidad será responsabilidad del Área de Cumplimiento Normativo.
7.-COMUNICACIÓN DE OPERACIONES.-
7.1.- OPERACIONES QUE SE DEBEN COMUNICAR.-
7.1.1.- DE FORMA INMEDIATA.-
Cualquier hecho u operación respecto al que exista indicio o certeza de que está relacionado con el blanqueo de capitales procedente de cualquier tipo de participación delictiva en la comisión de un delito castigado con pena de prisión superior a tres años, así como cualquier circunstancia relacionada con dichos hechos u operaciones que se produzca con posterioridad.
Igualmente se comunicarán las operaciones que muestren una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos de los clientes, siempre que en el examen especial definido en el apartado 4, no se aprecie justificación económica, profesional o de negocio en la realización de las operaciones y los fondos provengan de la realización de las actividades definidas en el párrafo anterior.
En cualquier caso, y con independencia de su cuantía, siempre que cualquiera de las operaciones incluidas en el punto 7.1.2 – De Forma Periódica (Reporting Sistemático), presente indicios o certeza de estar relacionado con el blanqueo de capitales, deberá ser comunicada de forma inmediata, según se establece en el apartado 7.4.1 – Comunicación Particular de Operaciones.
Se comunicará al Servicio Ejecutivo la información sobre operaciones o clientes que éste requiera en el ejercicio de sus competencias.
7.1.2.- DE FORMA PERIÓDICA (Reporting Sistemático).-
Las operaciones que lleven aparejado movimiento físico de moneda metálica, billetes de banco, cheques de viaje, cheques u otros documentos al portador librados por entidades de crédito, por importe superior a 30.000 €, o su contravalor en moneda extranjera, con excepción de los que sean objeto de abono o cargo en la cuenta de un cliente.
Las operaciones con o de personas físicas o jurídicas de las que se tenga constancia sean residentes, o actúen por cuenta de éstas, en territorios o países de los que figuran en la APARTADO I del ANEXO 3, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde dichos territorios o países, cualquiera que sea la residencia de las personas intervinientes, siempre que el importe de las referidas operaciones sea superior a 30.000 € o su contravalor en moneda extranjera.
Cuando se aprecie que los clientes fraccionan una operación en varias con el fin de eludir lo dispuesto en el presente apartado se sumará el importe de todas ellas y se procederá por los sujetos obligados a la comunicación de las mismas.
De no existir operaciones susceptibles de comunicación, la entidad comunicará al Servicio Ejecutivo semestralmente esta circunstancia.
7.1.3.- REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN POR EL SERVICIO EJECUTIVO
Se deberá colaborar con el Servicio Ejecutivo en la petición de información que éste requiera en el ejercicio de sus competencias.
Será el O.C.I.C. el encargado de enviar al SEPBLAC toda aquella información de que disponga y que haya sido solicitada. Estos requerimientos de información podrán cursarse de forma electrónica, y se deberá guardar archivo documental de los mismos y de las actuaciones efectuadas para poder cumplimentarlas.
7.2.- DESTINATARIO DE LAS COMUNICACIONES.-
Los empleados y directivos comunicarán al O.C.I.C. aquellas operaciones que sean objeto de información, a que se refiere el apartado 7.1.1., anterior.
Por su parte, el O.C.I.C. comunicará al Servicio Ejecutivo aquellas operaciones cuya información haya recibido de los empleados y directivos, y aquéllas obtenidas de los sistemas automáticos de detección, que una vez analizadas, entienda son susceptibles de comunicación.
El O.C.I.C. enviará al Servicio Ejecutivo toda aquella información de que disponga y haya sido solicitada por éste.
En las comunicaciones recibidas de empleados o directivos, el O.C.I.C. informará a los mismos del curso dado a su comunicación.
Igualmente, los directivos o empleados de la entidad podrán comunicar directamente al Servicio Ejecutivo (S.E.), las operaciones que, en el ejercicio de sus funciones conocieran y respecto de las cuales existan indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales, en los casos en que habiendo sido puestas de manifiesto al O.C.I.C., éste no hubiera informado al directivo o empleado comunicante del curso de la comunicación.
7.3.- CONTENIDO DE LAS COMUNICACIONES.-
Las comunicaciones realizadas por empleados y directivos que han de realizar al O.C.I.C. de la entidad, deberán contener, en todo caso, al menos, la siguiente información:
a) Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y el concepto de su participación en la misma.
b) Relación de las operaciones y fechas a las que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda en que se realizan, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro utilizados.
Las comunicaciones realizadas por el O.C.I.C. al Servicio Ejecutivo deberán contener en todo caso la siguiente información:
a) Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y el concepto de su participación en ella.
b) La actividad conocida de las personas físicas o jurídicas que participan en las operaciones y la correspondencia entre la actividad y las operaciones realizadas.
c) Relación de las operaciones y fechas a que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda en que se realizan, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro utilizados.
d) Las gestiones realizadas por los sujetos obligados comunicantes para investigar las operaciones comunicadas.
e) Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el indicio o certeza de vinculación al blanqueo de capitales o que pongan de manifiesto la falta de justificación económica, profesional o de negocio para la realización de las actividades.
7.4.- REALIZACION DE LA COMUNICACIÓN.-
7.4.1.- COMUNICACIÓN PARTICULAR DE OPERACIONES.-
Las comunicaciones que realicen los empleados o directivos al O.C.I.C. se realizarán utilizando los sistemas existentes a tal efecto en la entidad, que dejará debida constancia para el comunicante y para el O.C.I.C.
Las comunicaciones que por las causas expuestas en el apartado 7.2, los empleados o directivos realicen directamente al Servicio Ejecutivo, lo harán por escrito, a las señas que se indican en el punto 4 - Capítulo I (Normativa).
La comunicación de operaciones sospechosas que el O.C.I.C. tenga que realizar al Servicio Ejecutivo, se realizará de forma electrónica, utilizando las aplicaciones facilitadas por el SEPBLAC para el envío de la misma, tal y como se define en el ANEXO 7.
Para la comunicación de la información solicitada por el Servicio Ejecutivo, se realizará de forma electrónica, tal como se define en el ANEXO 8 (Rastreo de productos financieros) y en el ANEXO 9 (Solicitudes de información remitidas por el Servicio Ejecutivo).
Las comunicaciones, una vez obtenido el formato electrónico, se enviarán a la dirección de correo electrónico: telematica@bde.es
7.4.2.- COMUNICACIÓN SISTEMÁTICA DE OPERACIONES.-
El O.C.I.C. recibirá mensualmente un fichero con todas aquellas operaciones que son obligatorias de reporting sistemático. Dicho fichero será encriptado por el O.C.I.C. con las claves facilitadas por el Servicio Ejecutivo, enviando el fichero encriptado resultante antes del día 15 del mes siguiente al de la información facilitada a la dirección de correo electrónico reporting@bde.es .
Si en los seis primeros meses del año o en los seis últimos no hubiera ninguna operación para comunicar, se enviará en la declaración de julio o enero según corresponda, un fichero a la misma dirección con el contenido de información vacio.
A partir de febrero de 2007, habrá que incluir en esta comunicación, las operaciones reguladas por la Orden Ministerial EHA/1439/2006.
7.4.3.- PROCEDIMIENTOS EXTRAORDINARIOS DE COMUNICACIÓN.-
En supuestos de razonada urgencia el Servicio Ejecutivo, con la finalidad de conseguir la máxima seguridad, rapidez y control en la transmisión de la información, podrá señalar los medios y formas a través de los cuales se llevarán a cabo las comunicaciones, siempre que quede constancia de la remisión y de la recepción de la comunicación, y se reciba el escrito correspondiente en el plazo máximo de 15 días hábiles a contar desde el momento en que se produzca la comunicación inicial.
8.-ABSTENCIÓN DE EJECUCIÓN DE DETERMINADAS OPERACIONES.-
En el momento en el que se detecte una operación o hecho respecto al que exista indicio o certeza de que está relacionado con el blanqueo de capitales, los sujetos obligados se abstendrán de ejecutar la operación correspondiente sin haber efectuado previamente la comunicación a que se ha hecho referencia en el apartado 7 anterior.
No obstante, cuando dicha abstención no sea posible o pueda dificultar la persecución de los beneficiarios de la operación, los sujetos obligados podrán llevarla a cabo efectuando la comunicación inmediatamente después de la ejecución.
9.-CONFIDENCIALIDAD.-
Los sujetos obligados, es decir la entidad, y por tanto sus directivos y empleados, no revelarán al cliente ni a terceros las actuaciones que estén realizando en relación con sus obligaciones derivadas de la normativa sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales.
Asimismo, el O.C.I.C. adoptará las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados y directivos que hayan realizado una comunicación.
10.-FORMACION.-
La entidad ha adoptado las siguientes medidas para que todo el personal tenga conocimiento de las exigencias derivadas de la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales, para ello:
a) Existe, en el portal del empleado, un curso de e-learning que es obligatorio realizar por todos los empleados de la entidad.
b) En el mismo portal, figura este manual a disposición de cualquier empleado que quiera obtenerlo.
c) Todos los empleados disponen de una Ficha-Resumen de este mismo manual con los puntos más importantes, que figura en el Portal del Empleado y en la Intranet del Grupo.
d) El Equipo Directivo de la Entidad y los Directores de oficina, se responsabilizarán de dar la máxima difusión a estas normas a todo el personal a su cargo.
Dicha labor contemplará reuniones monográficas anuales con el personal de la entidad más directamente implicado, para recordar las normas existentes y forma de llevarlas a la práctica. El área de Recursos Humanos diseñará los planes de formación.
El área de Recursos Humanos junto con el O.C.I.C se encargarán de mantener actualizado el Manual, en el portal, cuando se produzcan cambios normativos o en los procedimientos aplicados en la entidad, así como de todas las nuevas modalidades, técnicas o procedimientos que se detecten como susceptibles de ser utilizados para el blanqueo de capitales.
11.-AUDITORIA.-
La entidad será auditada anualmente por un experto externo sobre las medidas de control interno existentes y la eficacia de éstas. Dicho experto será una persona jurídica y será aprobaba su elección por el órgano competente.
